Capítulo 4.3
El portal del cliente
El portal es una pantalla reducida para el cliente de una gestoría: entra con su correo, sin contraseñas, y solo puede subir documentos, ver cómo va su trimestre y hablar contigo. Tú lo invitas desde Clientes y él no paga nada.
Gestoría o contableRevisado el por el equipo de gestores de LeeFactura
Qué es y quién lo usa
El portal es para el cliente final de una gestoría: una de las empresas o personas que gestionas. No entra en tu panel ni ve nada más que su propio portal. Va incluido en el plan de la gestoría: el cliente no tiene plan y no paga nada. Solo existe para clientes gestionados (no para tu propio negocio), así que el número de portales queda acotado por el límite de clientes de tu plan.
| El cliente puede… | El cliente no ve… |
|---|---|
| Subir documentos (fotos o PDF) y ver en qué estado está cada uno. | Importes contables, libros ni asientos. |
| Ver su trimestre: el porcentaje de lo esperado que ya está recibido y revisado, y lo que falta. | Otros clientes, ni los ajustes de tu gestoría. |
| Ver los próximos plazos de impuestos de los siguientes 45 días, hasta 6 (solo informativos: los presentas tú). | Sus facturas emitidas, cobros pendientes ni un resumen de su negocio. |
| Escribirte mensajes y confirmar o rechazar los PDFs que le pidas revisar. |
Invitar a un cliente
Abre la ficha del cliente
En Clientes, cada cliente gestionado tiene un apartado Portal del cliente, con las personas que tienen acceso y su estado («Invitación enviada», «Con acceso» o «Sin acceso»). Hace falta el permiso de gestionar clientes y acceso a ese cliente.
Escribe su correo
En Invitar a alguien, escribe el correo de la persona (y su nombre, si quieres) y pulsa Enviar invitación. Le llega un correo con un enlace; entra con ese mismo correo, sin contraseñas. Pueden acceder hasta 5 personas por cliente.
El cliente acepta
Al abrir el enlace y entrar con ese correo, acepta la invitación. El enlace por sí solo no da acceso: el correo de la sesión tiene que ser el de la invitación, y cada envío anula el anterior.
Quita el acceso cuando haga falta
Quitar acceso corta el acceso al momento (el cliente dejará de poder entrar y subir documentos); lo que ya subió se queda.
Lo que sube el cliente
El cliente sube con «Elegir fotos o PDF» o «Hacer una foto» (en el móvil abre la cámara): PDF, JPG, PNG, WEBP o HEIC, de hasta 20 MB cada uno, hasta 10 por vez. Cada archivo se comprueba por su nombre, su tamaño y su contenido real. Lo que sube entra por el mismo circuito que el correo entrante: cuenta en el cupo de escaneos de tu gestoría, se lee con IA y queda en la pantalla de revisión, con la etiqueta DEL CLIENTE. Tú recibes el aviso de lo que queda por revisar.
Para proteger tu cupo, hay un tope de 30 documentos cada 24 horas por cliente, además del cupo mensual de tu cuenta. Si tu cuenta no puede recibir más documentos, el cliente lee «tu gestoría no puede recibir más documentos por ahora»: nunca se le enseñan planes ni cifras.
Mensajes y documentos por confirmar
En el panel, Mensajes (grupo Trabajo) es la conversación con cada cliente: los que tienen mensajes sin leer salen arriba, con cuántos documentos esperan confirmación. Hay una conversación por cliente, de hasta 2.000 caracteres y hasta 3 adjuntos de 10 MB por mensaje. Mientras no haya ningún portal en marcha, la pantalla te dice «Todavía no hay ningún portal en marcha» y te manda a invitar a alguien desde Clientes → Portal del cliente.
- Avisos por correo. Cuando el cliente escribe, te avisa a ti; cuando escribes tú, avisa a las personas del portal con acceso. Se manda un solo correo por tanda de mensajes seguidos.
- Documentos por confirmar. Desde la conversación de un cliente puedes pedirle que revise y confirme un PDF (un borrador de impuestos, unas cuentas, un mandato…), con título, nota y fecha límite opcionales. El cliente lo abre, lo descarga y responde «Estoy conforme…» (con su nombre y una casilla expresa) o «Hay algo que no cuadra…» (con un comentario obligatorio).
- La constancia guarda el nombre, la fecha y la hora, la huella del archivo exacto, la IP y el navegador de quien confirma, y aparece a ambos lados. Una solicitud respondida o cancelada no se puede cambiar.
Qué comprobar antes de seguir
Qué comprobar antes de seguir
- El cliente ha recibido la invitación y la ha aceptado: su estado es «Con acceso».
- El cliente sabe subir un documento desde el móvil.
- Revisas con regularidad lo que llega con la etiqueta «DEL CLIENTE».
- Sabes que una confirmación de PDF es una firma sencilla.
Errores frecuentes
- Invitar al correo equivocado. Quien reciba el correo podría aceptar: quita el acceso en cuanto lo notes.
- Esperar que lo que sube el cliente cuente solo. Queda en revisión: hasta que lo revisas, no cuenta para sus impuestos.
- Confiar en un adjunto de un mensaje como factura. Los adjuntos de un mensaje son archivos sueltos: para que se lean con IA, se suben con «Subir documentos».
- Esperar recordatorios automáticos al cliente. No los hay: los pides tú.
Lo que LeeFactura no hace
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta el portal para mis clientes?
Nada: va incluido en tu plan de gestoría y el cliente no tiene plan ni paga.
¿Cuántas personas pueden entrar al portal de un cliente?
Hasta 5 por cliente, cada una con su propio correo.
¿La confirmación de un PDF es una firma electrónica?
Es una firma sencilla: guarda nombre, fecha y hora, huella del archivo, IP y navegador. No es una firma electrónica avanzada ni cualificada.
¿Qué ve el cliente de mi gestoría?
Solo su propio portal: sus envíos, cómo va su trimestre, los próximos plazos y la conversación contigo. No ve importes contables, otros clientes ni tus ajustes.
Este manual es información general y no sustituye el asesoramiento de un profesional: las normas cambian y cada caso tiene sus matices. Antes de presentar un impuesto, revisa el borrador o consúltalo con tu gestor. ¿Ves algo desactualizado? Escríbenos a info@leefactura.es.