Capítulo 1.5
Traer lo que ya tienes
Si ya llevabas tus facturas en otro programa o en una hoja de cálculo, no hace falta empezar de cero: puedes traer clientes, catálogo, existencias y facturas. Es gratis y no gasta tus escaneos. Siempre ves una vista previa antes de importar.
Autónomo y pequeño negocioComercioGestoría o contableRevisado el por el equipo de gestores de LeeFactura
Para qué sirve, y cuándo conviene
Si empiezas a mitad de año, importa las facturas desde el 1 de enero: así el IVA del trimestre sale completo. LeeFactura calcula tus borradores con lo que conoce, y una factura que se quedó en el programa anterior no existe para él.
Importar es gratis y no gasta tus escaneos ni tu cupo de facturas. Puedes importar cinco cosas distintas:
| Qué importas | Qué es | Cómo se evitan los duplicados |
|---|---|---|
| Clientes | Tu lista de clientes de facturación (a quién facturas). | Por NIF y, sin NIF, por nombre. |
| Productos | Tu catálogo: una fila por producto o por variante (color, talla…). | Por SKU, código de barras o nombre. |
| Existencias iniciales | Lo que ya tienes en el almacén: una fila por producto (o por lote). | Cada producto se busca por SKU o código de barras; los que ya tienen existencias iniciales se saltan. |
| Facturas emitidas | Las que hiciste a tus clientes con tu programa anterior. Entran como ingresos y cuentan en el IVA, el 130, el 347 y la contabilidad. | Al terminar te dice cuántas ya estaban y se han saltado. |
| Facturas recibidas | Las de tus proveedores anteriores a LeeFactura. Entran como gastos. | Al terminar te dice cuántas ya estaban y se han saltado. |
Qué archivos acepta
- Hojas de cálculo: Excel y CSV. La primera fila debe llevar los nombres de las columnas.
- Facturas electrónicas en XML (UBL, CII, Facturae y EDIFACT), sueltas o en un ZIP.
- El fichero SUENLACE.DAT de a3 y los Excel de ContaSOL (IVR, IVS y CLI).
Hasta 5.000 filas y 5 MB por archivo. Si no sabes cómo montar la hoja, en la propia pantalla hay un enlace Descarga un ejemplo.
Paso a paso
Entra en Importar
En el menú, grupo Facturas, entra en Importar (la pantalla se titula «Importar desde Excel o CSV»). Arriba, en el selector de cliente, elige a qué cliente pertenece lo que vas a traer: se importará en el cliente con el que estás trabajando.
La pantalla de importación con sus cinco opciones. Cuenta de pruebas; no se importó ningún archivo. Elige qué importas
En ¿Qué quieres importar?, marca una opción. Si traes varias cosas, hazlo por este orden: Clientes, Productos, Existencias iniciales (que buscan cada producto por su SKU o código de barras, así que el catálogo va antes) y por último las Facturas.
Selecciona tu archivo
Pulsa Seleccionar archivo y elige el Excel, el CSV, el XML, el ZIP, el SUENLACE.DAT o el Excel de ContaSOL.
Comprueba qué columna es cada dato
LeeFactura detecta las columnas por sus nombres y te lo enseña en ¿Qué columna es cada dato?. Corrige las que no estén bien. Si falta alguna imprescindible, te dice «Indica la columna de…».
Mira la vista previa e importa
Antes de nada ves cuántos se importarán. Si todo es correcto, pulsa el botón Importar (con el número y el tipo, por ejemplo «Importar 40 facturas»).
Lee el resultado
Al terminar, la pantalla dice cuántos se han importado, cuántos ya estaban y se han saltado, y cuántos quedan a revisar (por ejemplo, un NIF que no cuadra o importes que no suman): ábrelos en Facturas y corrígelos.
Qué comprobar antes de seguir
Qué comprobar antes de seguir
- El número de elementos importados coincide con el que esperabas.
- Los que quedaron «a revisar» están abiertos y corregidos.
- Has importado las facturas desde el 1 de enero, si empezaste a mitad de año.
- El total de ingresos y de IVA del Resumen se parece a lo que tenías en el programa anterior.
Errores frecuentes
- Importar en el cliente equivocado. Mira el cliente de la parte superior antes de pulsar Importar.
- Importar solo desde el trimestre actual. El IVA de un trimestre que empieza en enero saldrá incompleto.
- Importar dos veces el mismo archivo. Mira siempre el resultado: si algo no cuadra, deshaz la importación y repítela una vez.
- Contar una factura de venta dos veces. Si ya la importas, no la emitas otra vez desde LeeFactura.
Lo que LeeFactura no hace
Preguntas frecuentes
¿Importar gasta mis facturas escaneadas?
No. Importar es gratis y no gasta tus escaneos ni tu cupo de facturas.
¿Qué formatos puedo importar?
Excel, CSV, facturas electrónicas en XML (UBL, CII, Facturae, EDIFACT; sueltas o en ZIP), el SUENLACE.DAT de a3 y los Excel de ContaSOL, con hasta 5.000 filas y 5 MB por archivo.
¿Puedo deshacer una importación?
Sí, en el caso de las facturas, con el botón «Deshacer esta importación».
¿Se duplican los clientes que ya tengo?
No: se comparan por NIF y, si no lo tienen, por nombre. Los que ya estaban se saltan.
Este manual es información general y no sustituye el asesoramiento de un profesional: las normas cambian y cada caso tiene sus matices. Antes de presentar un impuesto, revisa el borrador o consúltalo con tu gestor. ¿Ves algo desactualizado? Escríbenos a info@leefactura.es.