Capítulo 4.6
Un trimestre completo con 30 clientes
Este capítulo junta todo lo anterior en un plan de trabajo para un trimestre con muchos clientes. Los plazos son los de la norma; el reparto por semanas es una propuesta que puedes ajustar a tu forma de trabajar.
Gestoría o contableRevisado el por el equipo de gestores de LeeFactura
El calendario que manda
Los plazos generales son los mismos para todos tus clientes (capítulo «El calendario fiscal completo del año»). Para el primer, segundo y tercer trimestre, el 303, el 130, el 111 y el 115 se presentan del 1 al 20 de abril, julio y octubre; para el cuarto, el 111 y el 115 hasta el 20 de enero y el 303 y el 130 hasta el 30 de enero (o el siguiente día hábil si cae en fin de semana). Planifica con el último día hábil antes del plazo, no con el último día.
Un plan por semanas
Las semanas son relativas al plazo: la semana 0 es la de la fecha límite. Es un ejemplo para un trimestre normal (con plazo el día 20 del mes siguiente):
| Cuándo | Qué haces | Dónde se explica |
|---|---|---|
| Durante el trimestre | Que los clientes suban sus documentos según los reciben: portal, correo por cliente o tú. | Capítulos «Portal del cliente» y «Un correo por cliente» |
| Una semana después de cerrar el trimestre | Abres la Cartera y miras quién está «A revisar». Pides lo que falta. | Capítulo «La cartera» |
| Semanas -2 y -1 | Revisas los documentos leídos por la IA de cada cliente y repasas los borradores de impuestos. | Capítulos «Gastos e ingresos recibidos» y «El trimestre» |
| Semana 0 (antes del plazo) | Presentas los modelos de cada cliente y los marcas como presentados. | Capítulo «El trimestre» |
| Tras presentar | Exportas lo que necesites a tu programa contable. | Capítulo «Exportar a a3, ContaSOL o Sage, y la API» |
El trimestre, paso a paso
Ve a la Cartera y ordena el trabajo
Abre la Cartera, elige el trimestre y mira el recuento de A revisar. Esos son tus primeros clientes: los que tienen menos del 60 % de lo esperado.
Pide lo que falta, cliente a cliente
Para cada cliente, la tarjeta te dice qué falta («Falta: Alquiler del local…»). Pídeselo por su portal (con un mensaje) o por correo. Si no hubo esa factura ese mes, márcalo como «no hubo» para que cuente como cumplido.
Revisa lo que llega
Cada documento que entra por el portal o por correo queda en revisión. Repásalos cliente por cliente: hasta que están revisados no cuentan para sus impuestos.
Repasa los clientes «Con incidencias»
Los que tienen documentos por revisar, procesándose o con error aparecen con incidencias aunque pasen del 60 %: ábrelos y deja la revisión a cero.
Prepara los borradores
Para cada cliente, en Impuestos (con el cliente elegido), revisa el borrador del 303 y, si es autónomo, del 130, con los avisos del propio borrador (capítulo «El trimestre»).
Presenta y marca
Presenta cada modelo en la sede (o tú, o quien lo lleve) y pulsa Ya lo he presentado en el Calendario fiscal de cada cliente, con su fecha. Así deja de avisar.
Exporta y archiva
Con Exportar o Conectores, lleva lo del trimestre a tu programa contable. Pasa los borradores o las cuentas a tus clientes que lo necesiten con un documento por confirmar en el portal.
Consejos para no perderse con muchos clientes
- Trabaja por estados, no por orden alfabético. La Cartera ya te pone arriba a los más urgentes.
- Una dirección de correo por cliente, y que cada cliente sepa la suya: así lo que llega ya viene en el cliente correcto.
- Dale al cliente un solo canal. Si ya usa el portal, no le pidas lo mismo por correo.
- Marca «Ya lo he presentado» el mismo día. Es lo que apaga los avisos y lo que te dice, al día siguiente, qué falta.
- Revisa el cliente elegido arriba cada vez que cambias. Es el error más común con muchos clientes.
Qué comprobar antes de seguir
Qué comprobar antes de seguir
- Ningún cliente está sin perfil ni «A revisar» sin motivo cuando se acerca el plazo.
- No quedan documentos por revisar en ningún cliente.
- Todos los modelos del trimestre están presentados y marcados.
- Has exportado lo necesario a tu programa contable.
Errores frecuentes
- Esperar al último día para pedir los documentos. La Cartera existe para adelantarse.
- Presentar sin revisar los avisos del borrador. Cada borrador dice «Borrador automático — revísalo antes de usarlo».
- No marcar lo presentado. Seguirás viendo plazos vencidos que ya cumpliste.
- Confundir los plazos del cuarto trimestre. El 111 y el 115 vencen el 20 de enero; el 303 y el 130, el 30.
Lo que LeeFactura no hace
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debo empezar a pedir los documentos del trimestre?
En cuanto cierra el trimestre, o antes. La Cartera te dice quién está por debajo del 60 % de lo esperado; lo normal es adelantarse unas dos semanas al plazo.
¿Puedo ver todos los plazos de todos mis clientes a la vez?
El Calendario fiscal enseña un cliente cada vez. Los avisos por correo cubren a todos los clientes con los que trabajas, y la Cartera te da la visión de conjunto del trimestre.
¿Qué hago con los clientes que no responden?
Anótalos en tu seguimiento y avísales a tiempo: presentar fuera de plazo tiene recargos. LeeFactura no reclama documentos por sí solo.
Fuentes
Este manual es información general y no sustituye el asesoramiento de un profesional: las normas cambian y cada caso tiene sus matices. Antes de presentar un impuesto, revisa el borrador o consúltalo con tu gestor. ¿Ves algo desactualizado? Escríbenos a info@leefactura.es.