Gastos e ingresos recibidos

Para qué sirve

Cada factura de compra o ticket de gasto que subes se convierte en datos: proveedor, NIF, fecha, base, IVA y total. Con esos datos LeeFactura calcula tu IVA soportado, tus gastos y los borradores de los modelos de cada trimestre. Sin la factura dentro, el gasto no existe para el cálculo.

También sirve para los ingresos que has facturado fuera de LeeFactura (con otro programa o a mano): si los subes, cuentan igual que los que emites aquí. Las facturas de venta que haces con LeeFactura se explican en el capítulo siguiente.

Tres formas de meter un documento

• Hacer una foto con el móvil: en Escanear facturas, pulsa Hacer foto a una factura.
• Subir archivos que ya tienes (PDF o imágenes): arrastra los archivos a la zona punteada o elige los que tengas guardados en el móvil.
• Reenviarlos por correo: la pantalla Escanear facturas te muestra una dirección de correo propia de tu empresa; lo que reenvíes a esa dirección entra solo. La dirección es secreta, no la compartas; solo se aceptan los correos del titular, del equipo y de los remitentes que autorices en Clientes (el resto se descartan).

Se aceptan PDF y fotos en formato JPG, PNG, WebP o GIF. Las fotos hechas con la cámara se reducen en el propio móvil antes de subirlas, para que no pesen demasiado. Puedes subir varios documentos de una vez: un lote.

Cada documento subido cuenta contra el límite, aunque después lo descartes. Cuando se agota el cupo de la prueba, el botón de subir se sustituye por un aviso de que has agotado tus facturas gratis.

Paso a paso

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   Entra en Escanear facturas

   En el menú, grupo Trabajo, entra en Escanear (en el móvil, es el primer botón de la barra de abajo); desde la pantalla Facturas también está el botón + Escanear facturas. No hace falta decir qué es cada documento: la IA distingue sola las facturas de proveedores (gastos), las que has emitido tú (ingresos), los tickets y los albaranes.

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   Elige a qué cliente pertenecen

   En Cliente al que pertenecen, deja tu propia empresa si son tus gastos. Si llevas las cuentas de otras personas o empresas, elige aquí a cuál va el lote.

   

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   Haz la foto o elige los archivos y pulsa Subir factura(s)

   Añade los documentos al lote (puedes quitar alguno antes de enviar) y pulsa Subir factura(s). La IA los lee en cuanto terminan de subir; verás cada uno en la lista de Facturas (en el menú, grupo Facturas, Escaneadas) con el estado «procesando» y, enseguida, el resultado.

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   Mira la lista y busca los que piden revisión

   En Facturas tienes todos los documentos del cliente. Filtra con Todas, Gastos, Ingresos o Albaranes, o escribe en el buscador un proveedor, un CIF, un teléfono, un número de factura o un importe y pulsa Buscar. Cada documento muestra su estado, el importe y la «confianza» con la que la IA ha leído los datos.

   

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   Abre «editar» y compara con el papel

   Pulsa editar en la factura. Se abre el formulario con lo que ha leído la IA. Compara cada campo con el documento original y corrige lo que no coincida. Los campos que más importan son el Proveedor, el CIF/NIF, el Nº factura, la Fecha, la Base imponible, el IVA y el Total.

   

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   Guarda con «Guardar y marcar revisado»

   Cuando todo coincida, pulsa Guardar y marcar revisado. Si los datos son coherentes, el documento pasa a «completado» y ya cuenta para tus impuestos. Si algo no cuadra (por ejemplo, la base más el IVA menos la retención no da el total, o falta el proveedor, el NIF o el total), se queda en «revisar» y verás qué falta.

Qué significa cada estado

Casos que piden un cuidado extra

• La IA lo ha tomado por otra cosa. Si ha leído como gasto lo que es un ingreso (o un albarán), abre «editar» y, al final, elige el tipo correcto en «¿No es lo que ha detectado la IA? Cámbialo a…» y pulsa Cambiar y volver a leer. Lo que eliges tú manda sobre la IA. Si el documento ya está contabilizado, antes hay que deshacer su asiento.
• La factura lleva retención de IRPF. Rellena Retención IRPF % y Importe retenido, y en La retención es de… elige Alquiler de local (Modelo 115) u Otro profesional (Modelo 111): de eso depende en qué modelo se declara.
• Solo se deduce una parte. Hay gastos que no se pueden deducir por completo, como los de un vehículo que no se usa solo para trabajar. Cambia % gasto deducible (IRPF) o % IVA deducible, que por defecto valen 100. Si dudas del porcentaje, pregúntale a tu gestor.
• Documentos duplicados o subidos por error. Al final del formulario, Descartar esta factura la quita de la lista.
• Facturas con muchos productos. Si tu cliente lleva control de stock, el formulario ofrece Leer las líneas para el stock (capítulo «Productos y stock»).

Qué comprobar antes de seguir

Errores frecuentes

• Subir y no revisar. Un documento en «revisar» no suma a los modelos. El panel «Preparación» de Impuestos te lo recuerda, pero es mejor revisar cuando subes.
• Fotos movidas o cortadas. Hacen que la IA lea mal el importe. Si no se lee bien, repite la foto con el documento entero y con luz.
• Confiar en una confianza «alta». Indica que la lectura fue clara, no que el documento esté bien. Mira siempre el total y el NIF.
• Compartir la dirección de correo de entrada. Quien la conozca puede mandarte documentos a tu empresa.

Lo que LeeFactura no hace

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Ley del IVA (BOE): título VIII, deducciones