Software para gestorías: sabe a quién le falta algo antes del trimestre

Cada cliente cuenta su negocio una vez

En la ficha de cada cliente se describe el negocio con sus palabras: si tiene un local alquilado, trabajadores, un vehículo, qué servicios paga cada mes. La IA propone, de un catálogo de tipos de documento (alquiler, luz, nóminas, seguros, gestoría, extracto del banco…), cuáles tocan, y te hace las preguntas que afinarían el resultado.

• La IA solo propone: tú añades, quitas o ajustas cada documento esperado
• Documentos mensuales, trimestrales o anuales
• Si algo no hubo ese mes, lo marcas y cuenta como cumplido
• Reconoce al proveedor por su nombre y te pide confirmar los dudosos una vez

La descripción del cliente se trata como un dato, nunca como instrucciones: el cálculo del porcentaje no lo hace la IA, lo hacen reglas fijas.

El porcentaje de preparación del trimestre

Con lo que ya está escaneado y revisado, LeeFactura calcula qué parte de los documentos esperados ya está, y cuáles faltan. Los meses que aún no han acabado no se exigen, para no dar por perdido lo que todavía puede llegar.

• Visible en Impuestos, en el Resumen y en la ficha de cada cliente
• Distingue lo que falta de lo que está por revisar o procesándose
• Un documento solo cuenta para una comprobación, nunca para dos
• Una guía, no una garantía: se basa en lo que el cliente contó y en el nombre de sus proveedores

Cartera de clientes, con semáforo

Un panel con todos tus clientes y cómo va el trimestre en cada uno, con los más urgentes arriba. El estado sale de reglas, no de la IA: así puedes fiarte de que dos clientes iguales salen igual.

• A revisar (menos del 60 %), con incidencias (entre el 60 y el 90 % o documentos pendientes de revisar), al día, aún es pronto y sin perfil
• Filtro por estado y por trimestre
• Qué falta, y de qué meses, en cada cliente
• Un botón para abrir directamente al cliente, revisar lo pendiente o completar su perfil

Una dirección de correo por cliente

Cada cliente tiene su propia dirección secreta. Quien tiene que mandar las facturas las reenvía ahí, con los PDF o las fotos adjuntos, y entran solas en la cuenta de ese cliente, con la misma lectura de IA que si las subieras tú.

• Solo entran los correos de remitentes autorizados: el titular, tu equipo con permiso para escanear y los que añadas
• Se descarta lo que parece suplantación de un remitente
• El remitente recibe un acuse con lo recibido y lo que no se pudo leer
• Si la dirección se filtra, la cambias y la anterior deja de funcionar

Consume la misma cuota de escaneo que una subida desde la web. Una factura que viene solo en el cuerpo del correo (un enlace de descarga) no se lee.

El calendario fiscal de cada cliente

Cada cliente tiene su calendario con los modelos que le tocan según su perfil (autónomo o sociedad, retenciones, alquiler de local…), sus fechas límite y un aviso por correo siete y dos días antes. Marcas «ya presentado» lo que ya presentaste y el aviso desaparece.

• Modelos 303, 390, 130, 111, 115, 190, 180, 200…
• Avisos por correo a 7 y 2 días del plazo
• Vencidos, de esta semana y próximos, por cliente
• Cuota de autónomos estimada para las personas físicas

LeeFactura no presenta los modelos: el calendario es para que no se pase ningún plazo.

Portal del cliente: documentos, mensajes y conformidad

Tu cliente entra con su correo, sin contraseñas, a una pantalla reducida: sube sus facturas y tickets con una foto desde el móvil, ve cómo va su trimestre y qué le falta, y te escribe. Tú le mandas un PDF (un borrador de impuestos, unas cuentas) y él lo confirma con su nombre. Solo ve lo suyo y no entra en tu panel.

• Subida de documentos con cámara o archivo: entran por el mismo circuito de lectura con IA, marcados «del cliente»
• Su trimestre en lenguaje de cliente: porcentaje recibido, qué falta y próximos plazos
• Mensajes con adjuntos en una conversación por cliente, con aviso por correo
• Documentos por confirmar con firma sencilla: nombre, fecha, huella del archivo, IP y navegador
• Incluido en tu plan: el cliente no paga nada, y hasta 5 personas por cliente

La confirmación es una firma sencilla que sirve como prueba de conformidad: no es una firma electrónica avanzada ni cualificada. Lo que sube el cliente cuenta en el cupo de escaneos de tu cuenta, con un tope diario por cliente.

Tu equipo, con lo que le toca

Cada miembro del equipo ve solo los clientes y las funciones que le asignes, y el titular tiene un registro de lo que ha hecho cada uno.

• Acceso por cliente y por función (escanear, facturas, TPV, contabilidad…)
• Registro de actividad visible solo para el titular
• Cada cliente separado por programa contable y por mes en la exportación